Le service informatique interne d’un fournisseur de soins de santé basé dans le Lincolnshire s’est étendu pour prendre en charge 15 organisations externes et réinvestit ses bénéfices dans la prestation de soins.
F4 IT a été créée il y a 10 ans, à partir du service informatique interne du prestataire de soins de santé communautaire Care Plus.
Au cours de la dernière décennie, il est passé de six professionnels de l’informatique à 14 et prend désormais en charge plus de 2 000 postes de travail, 1 500 appareils mobiles et 2 500 personnes dans le nord-est du Lincolnshire.
Care Plus, qui compte environ 900 employés au total, s’est séparé du NHS il y a 10 ans pour devenir une entreprise sociale, mandatée par le NHS pour fournir des services de santé communautaires, y compris des soins infirmiers.
Son service informatique interne, désormais baptisé F4 IT, a transformé l’utilisation de l’informatique chez Care Plus au fil des ans, et fait maintenant de même dans les organisations du secteur de la santé, ainsi que dans les entreprises privées.
Helen Chalkley est infirmière chez Care Plus depuis 2006. Lorsqu’elle a commencé, l’informatique était basique, les infirmières partageant quelques ordinateurs de bureau au bureau et utilisant des feuilles de calcul papier. “Vous devriez entrer et attendre qu’un ordinateur documente votre travail avec les patients”, a-t-elle déclaré à Computer Weekly.
Aujourd’hui, l’utilisation de l’informatique est méconnaissable. Chaque membre des équipes cliniques et administratives dispose désormais de son propre ordinateur portable. Les infirmières en déplacement disposent d’appareils mobiles qui se connectent à des ordinateurs portables, fournissant des connexions en direct permanentes au système informatique clinique du NHS, connu sous le nom de SystemOne, qui leur permet de documenter les visites immédiatement. « Nous avons eu quelques incidents d’erreur lorsque la documentation n’a pas été faite parce que les infirmières n’avaient pas le temps ou l’accès », a déclaré Chalkley.
Dossiers patients
L’accès en direct aux dossiers des patients à leur domicile a réduit le temps nécessaire entre la visite du patient et la mise à jour du dossier. Cela doit être fait en 24 heures, mais grâce au système informatique, cela se fait désormais presque instantanément. Cela a réduit le nombre d’incidents graves dus à des erreurs et réduit le temps et les coûts de déplacement pour les infirmières qui se déplacent entre le domicile des patients, le siège social et le domicile.
Les soignants ont toujours eu accès à SystemOne, mais la façon dont il est utilisé a changé au fil des ans. “Il y a maintenant le système de visite là-bas, alors qu’il était auparavant sur des feuilles de papier”, a déclaré Chalkley. “Nous faisons tout cela par voie électronique maintenant, et cela peut être mis à jour en direct afin que nous puissions ajouter des visites à la liste de visites des gens en cas de besoin.”
L’efficacité est importante, avec environ 240 infirmières Care Plus effectuant jusqu’à 20 visites par jour. SystemOne permet également aux infirmières d’accéder aux dossiers électroniques des patients, qui est le principal système auquel elles se connectent.
Selon Chalkley, l’organisation a également abandonné la tenue de dossiers papier, ce qui impliquait “beaucoup de doublons”.
De plus, les équipes cliniques ont désormais accès à Microsoft Teams et aux outils de communication. Les canaux Microsoft Teams permettent désormais les appels vidéo et le chat, ainsi que la collaboration sur des documents partagés. Le logiciel a été largement utilisé par Care Plus pendant la pandémie, mais il fait depuis partie de la vie quotidienne.
Selon Chalkley, les compétences des utilisateurs informatiques s’améliorent dans la communauté des infirmières, mais une équipe expérimentée maintient l’organisation à jour avec les dernières technologies.
David Whitfield, responsable des services clients informatiques chez F4 IT, a déclaré qu’il y a 10 ans, Care Plus recevait le support informatique d’un fournisseur plus important dans le cadre du NHS, mais il a ensuite décidé de créer un département interne. Cela n’a été possible que parce que l’organisation ne faisait plus partie du NHS, qui avait mis en place ses propres accords informatiques.
“Parce que Care Plus s’est éloigné du NHS pour devenir une entreprise sociale, cela lui a donné un peu plus d’autonomie dans la façon dont il faisait les choses”, a déclaré Whitfield. “Il a fait venir ses propres départements des ressources humaines et des finances et s’est dit : “Nous avons nos propres services internes, nous devrions probablement avoir notre propre informatique”.
Whitfield a été l’un des premiers membres recrutés pour cette équipe. “C’était l’occasion de constituer une équipe à partir de zéro avec une toute nouvelle infrastructure et de nouveaux systèmes pour le personnel”, a-t-il déclaré.
Tout a commencé avec quatre experts qui ont jeté les bases, avec des projets autour de la création d’un centre de services et de la construction de l’infrastructure informatique. Une fois le travail préparatoire fait, l’équipe a été élargie à environ six personnes.
Cela a encore augmenté car d’autres organisations voulaient des services informatiques de l’équipe informatique de Care Plus. “Au fil du temps, parce que nous avions la réputation de bien faire, d’autres organisations qui fournissent des soins de santé locaux ont dit qu’elles étaient intéressées par nos services”, a déclaré Whitfield.
Au cours des cinq premières années, elle a commencé à attirer de nouveaux clients et a décidé qu’elle avait besoin de sa propre identité. Il est devenu F4 IT et compte désormais 14 personnes au service de 15 organisations au total, avec 2 500 personnes servies. Les organisations soutenues comprennent principalement celles opérant dans le domaine de la santé, y compris une organisation de soins de santé mentale et des hospices, mais elle se développe également dans le secteur des entreprises avec une entreprise de transport dans ses livres.
Tous les bénéfices sont réinvestis dans l’amélioration du service de Care Plus. “Les bénéfices que nous réalisons sont directement reversés à Care Plus, qui améliore en fin de compte les soins de santé fournis à la communauté locale.”
Liberté de choix
Lorsque l’organisation faisait partie du NHS, elle n’avait guère le choix de l’informatique utilisée, car cela était décidé par le NHS de manière centralisée, mais une fois qu’elle s’est séparée, elle avait ses propres décisions à prendre.
Whitfield a déclaré que l’un des premiers était de choisir un produit de centre de services, et aujourd’hui, au centre de l’opération informatique de F4 se trouve le logiciel de centre de services de ManageEngine. “C’est notre système de base, notre pain et notre beurre”, a-t-il déclaré.
Il est utilisé par l’ensemble de la clientèle de F4 IT, et Whitfield a été attiré par la capacité de ManageEngine à s’adapter aux processus du client plutôt que l’inverse. “Il est hautement personnalisable et le logiciel peut être écrit pour s’adapter au fonctionnement d’une organisation”, a-t-il déclaré.
Le système a permis à l’équipe de centraliser les processus informatiques internes, d’accroître l’efficacité et d’économiser jusqu’à une demi-journée par semaine aux techniciens informatiques. “C’est aussi plus qu’un simple centre de services, avec une large gamme de produits, y compris des capacités de gestion des correctifs, un logiciel de contrôle à distance et une gestion des appareils mobiles”, a déclaré Whitfield.
Il a ajouté que malgré sa séparation du NHS, l’équipe a un principe directeur qui n’est pas en décalage avec le joyau national: «Nous devons toujours nous rappeler que l’impact de tout ce que nous faisons est avec un clinicien et un patient à la fin de chaque décision. , changement et amélioration.
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